Si está utilizando Timesheets.com con QuickBooks por primera vez, le animamos a que se ponga en contacto con nosotros para obtener ayuda con la configuración de su integración.
Configurar QuickBooks Online para trabajar con Timesheets.com es fácil. Debe iniciar sesión como administrador de la cuenta para completar el siguiente proceso de configuración:
- Inicie sesión en su cuenta de Timesheets.com.
- Haga clic en el icono de la rueda dentada en la esquina superior derecha y haga clic en Configuración de compañía. Vaya a la pestaña Exportación de datos y haga clic en el enlace Configuración en línea de QuickBooks.
- Haga clic en el botón Conectar a QuickBooks Online y siga las indicaciones para autorizar la conexión.
- Una vez completada la configuración, haga clic en Reportes en el menú de la izquierda. Ahora verá las opciones de exportación disponibles en la sección Exportar a QuickBooks Online.
Empleado o contratista
Los datos de tiempo se importan a la hoja de tiempo de un empleado o proveedor en QuickBooks Online, según su configuración. Para configurar un trabajador en Timesheets.com:
- Haz clic en Panel en el menú de la izquierda.
- Haga clic en el ícono de la rueda dentada a la izquierda del nombre de un usuario para acceder a su configuración.
- Navegue a la pestaña Perfil.
- A continuación, ubique la configuración de Clasificación del trabajador en esta página.
- Si el trabajador es un empleado, seleccione empleado. Si el trabajador es un proveedor o contratista, seleccione contratista.
- Haga clic en el botón Guardar.
Asignaciones de datos
Para que los datos se transfieran correctamente de Timesheets.com a QuickBooks Online, debe tener los mismos datos en ambos servicios. Estas son las asignaciones de datos que necesitará:
Asignaciones de Tiempo por Hora
| En Timesheets.com | En QuickBooks Online |
|---|---|
| Nombre Completo | Full Name o Contractor Display Name |
| Código de Cuenta | Service Item |
Asignaciones de Tiempo por Proyecto
| En Timesheets.com | En QuickBooks Online |
|---|---|
| Nombre Completo | Full Name or Contractor Display Name |
| Cliente | Customer |
| Proyecto | Sub-Customer, Project o Class |
| Código de Cuenta | Service Item |
| Facturable | Billable |
| Tarifa de Facturación o Tarifa de Costo | Bill Rate |
Asignaciones de Gastos
| En Timesheets.com | En QuickBooks Online |
|---|---|
| Nombre Completo | Full Name o Contractor Display Name |
| Cliente | Customer |
| Proyecto | Sub-Customer |
| Código de Cuenta | Chart of Accounts |
| Proveedor | Vendor |
| Monto en Dólar | Dollar Amount |
Notas Generales
- La exportación de Tiempo por Hora y por Proyecto se transfiere al ‘Weekly Timesheet’ en tu cuenta de QuickBooks Online, mientras que los gastos se exportan a QuickBooks Online como ‘Bills’.
- Para la exportación de gastos, el Proveedor en Timesheets.com corresponde al ‘Payee’ en QuickBooks Online para la factura que se crea al importarse en QuickBooks Online. El Código de Cuenta en Timesheets.com equivale al ‘Chart of Accounts’.
- El producto QuickBooks Online Simple Start no es compatible con esta integración porque Simple Start actualmente no permite el acceso a las hojas de tiempo semanales.
- Los nombres deben coincidir entre los servicios. En QuickBooks Online, el nombre para mostrar del trabajador o contratista debe coincidir con el nombre en Timesheets.com. Siempre que sea posible, sugerimos no usar una inicial del segundo nombre ni caracteres especiales en ninguno de los servicios en los nombres de los trabajadores. Si tiene un problema de discrepancia de nombres, verifique los trabajadores y proveedores inactivos para asegurarse de que el nombre no exista en la lista de inactivos.
- Si las categorías están habilitadas en QuickBooks Online, debe seleccionar una categoría para que el elemento de servicio coincida correctamente al importar datos. Edite los artículos de servicio que usará para el seguimiento de tiempo y gastos y seleccione una categoría para usar.
- Solo los administradores y supervisores con acceso para cerrar la nómina en Timesheets.com pueden exportar datos a QuickBooks Online. Los supervisores sin esos permisos no podrán exportar datos. (Consulte nuestro artículo «Configuración del supervisor» para obtener más detalles).